Arkistointi

Arkistotoimi

Arkistotoimi on viranomaisille lakisääteinen tehtävä, jonka organisoinnista säädetään arkistolaissa. Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle, jonka tulee määrätä viranhaltija tai toimihenkilö (keskusarkistonhoitaja) ohjaamaan ja johtamaan arkistotointa sekä arkistonmuodostusta ja huolehtimaan kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.

Arkistonmuodostussuunnitelmien laadinnan ja ajantasaistamisen ohjaus ja koordinointi on eräs keskusarkistonhoitajan tärkeimpiä tehtäviä. Keskusarkistonhoitaja ei ole kuitenkaan vastuussa kunnan eri arkistonmuodostajien arkistotoimesta, vaan yksiköiden johtavat viranhaltijat ovat vastuussa yksikköjensä arkistotoimesta. Yksiköt nimittävät itselleen arkistovastaavat ja ottavat käyttöön arkistonmuodostussuunnitelmat.

Huolimatta erikseen nimetyistä henkilöistä ovat asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa kaikki organisaation työntekijät vastuussa asiakirjoista käsitellessään niitä, minkä vuoksi heidän on huomioitava noudatettava asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeistus.

Arkistotoimen keskeisimpiä käsitteitä ovat käsiarkisto, joka tarkoittaa yhden työntekijän tai työryhmän hallussa olevia asiakirjoja, joita säilytetään ns. päivittäisissä työtiloissa. Lähiarkistolla tarkoitetaan puolestaan tilaa, jossa säilytetään usean henkilön tai työryhmien tai organisaatioyksikön asiakirjoja ja joka sijaitsee toimitilojen läheisyydessä. Päätearkisto on pitkään tai pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistotila, joka täyttää tietyt erikseen määritellyt rakenteelliset ja olosuhteita koskevat vaatimukset.