Asiakirjajulkisuuskuvaus

Selvitys asiakirjajulkisuuden toteutumisesta (tiedonhallintalaki § 28)

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.

Nousiaisten kunta muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.

Yhteystiedot:
Nousiaisten kunta
Moisiontie 19, 21270 Nousiainen
puhelin 02 439 1211
sähköposti nousiaisen.kunta@nousiainen.fi

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kuntalaisille yleiskuvaus Nousiaisten kunnan asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle, sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa kunta käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Ohjeita tietopyynnön tekemiseen

Nousiaisten kunnan asiakirjoja koskevia tietopyyntöjä voidaan hakea sähköisesti tällä lomakkeella.
kirjeenä: Nousiaisten kunta, Moisiontie 19, 21270 Nousiainen

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulisi yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko helpottavat hakua huomattavasti. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Tietopyynnön voi esittää sähköisestitällä lomakkeella

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Linkki tietopyyntölomakkeeseen

Henkilötietoihin liittyvät tietopyynnöt pyydämme edelleen toimittamaan niitä varten laadituilla lomakkeilla.

Rekisteritietojen tarkastuspyyntö

Rekisteritietojen oikaisuvaatimus

Rekisteritietojen poistamisvaatimus

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

 

Nousiaisten kunnan tietovarannot ja rekisterit

Asianhallintarekisteri

Käyttötarkoituksena: asioiden käsittelyn seuranta, päätöshakemisto (esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset), asiakirja- ja arkistohakemisto, sopimustenhallinta.

Tietoaineistot
Asianhallinta (diaari) Luettelo vireille tulleista asioista, asioiden käsittelyn ja määräaikojen seuranta, päätösrekisteri, asia-, asiakirja- ja arkistohakemisto.
Käsiteltäviin asioihin liittyvät saapuneet ja laaditut/ skannatut asiakirjat ja muut asiakirjat esim. muistiot.
Toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat sekä pöytäkirjanotteet.
Viranhaltijapäätökset
Sopimukset, joissa kunta toisena sopijapuolena.

Tietojärjestelmät
Dynasty-asianhallintajärjestelmä

Henkilöstörekisteri

Käyttötarkoituksena: Rekrytointi ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely

Tietoaineistot
Henkilötiedot
Työ/virkasuhteeseen liittyvät tiedot
Työhistoria
Työvuorosuunnittelu

Tietojärjestelmät
Populus henkilöstöhallintajärjestelmä
Kuntarekry Rekrytointijärjestelmä
Titania Työvuorosuunnittelu
Esmikko-työajanseurantajärjestelmä, kulunvalvonta

Luottamushenkilörekisteri

Käyttötarkoitusena: Luottamustoimen hoitamisen kannalta välttämättömien tietojen ylläpito

Tietoaineistot
Henkilötiedot
Sidonnaisuustiedot

Tietojärjestelmät
Dynasty-asianhallintajärjestelmä
Sidonnaisuusrekisteri

Taloushallinnon tietovarannot

Käyttötarkoitus: Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely

Tietoaineistot
Ostolaskut
Myyntilaskut
Palkkaukseen, palkkioihin ja korvauksiin liittyvät tiedot
Taloussuunnittelu
Tilastot

Tietojärjestelmät
InvoiceReady, ostolaskujen käsittely ja arkistointi
Raindance MRP, myyntilaskujen käsittely
Analyste Banking, lähetetään maksuaineistot pankkeihin ja haetaan tiliotteet ja
viitesuoritukset
Raindance, taloushallintojärjestelmä. Kirjanpito, käyttöomaisuushallinta
RD Budjetointi, taloussuunnittelu
Raindance Tane ja UDP-raportointi, talouden raportointi
CGI:n Laskuhotelli, jonka kautta e-laskut ja tulostettavat laskut siirtyvät

Tietohallinnon tietovarannot

Käyttötarkoituksena tiedonhallinnan suunnittelu, ohjaus ja valvonta sekä sähköisten yhteystietojen ja käyttöoikeuksien hallinta niin henkilökunnan kuin kuntalaisten osalta.

Tietoaineistot

Henkilökunnan henkilö ja yhteystiedot
Kuntalaisten henkilö ja yhteystiedot
Kunnan käytössä olevien järjestelmien lokitiedot
Tietosuojaan liittyvät rekisteriselosteet ja selosteet käsittelytoimista

Tietojärjestelmät
Office 365
G Suite
Windows-verkon käyttäjätunnukset
KuntaNet-väestö